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キントーンの導入をするべき企業、しないべき企業とは?

kintone(キントーン)とは、サイボウズ株式会社が提供している、ビジネスアプリを作成できるサービスです。
キントーンを利用すると、膨大なデータ管理、プロセス社内共有が簡単にできるようになります。

自分たちで必要なアプリを作成することができるので、既存のITツールを使用したときのように、多重入力が発生したり管理しきれないといった事態が発生しにくいです。
膨大な費用だけが残り、誰も活用できない…。そんな事態が起こりにくいんですね。

さて、そんな便利なキントーンですが、使用用途によっては導入の検討を慎重におこなった方がいい企業も、もちろん存在します。
どんな企業が導入に向いているのか、向いていないのかを見ていきましょう。

キントーンの特徴

まずは改めてキントーンの特徴を見てみましょう。

簡単に業務に必要なアプリを作成できる

既製品の業務支援ソフトなどは、もちろんカスタマイズ項目はありますが、基本的に既製品に業務を当てはめていく必要があります。
キントーンでは、プログラムの必要なく、自社で簡単にアプリケーションを作成することができます。

自社で作るので、当たり前ですが自社に合わせた形のアプリを作成できるので、
「こんな不必要な項目ばっかり入力してられない!」
「どうしても必要な項目欄がない!備考に入れる量が多すぎる!」
「一覧画面が見づらい!」
といったことが起きづらく、
「もう使わない!」
なんてことにならなくなります。

アプリの作り方は主に3パターン
1.部署ごとや業種ごとに用意されているサンプルアプリを選択する。
⇒もちろんデザインや設定の変更も可能です。

2.今まで使用していたExcelやCSVファイルを読み込んでアプリ化する。

3.必要な項目をドラッグアンドドロップで選び作成する。

コミュニケーションしやすい

部署が異なり、メール送るかチャットツールを使うか迷ったり、営業など外出が多く、なかなかコミュニケーションが取れないといったことも多いです。

キントーンには社内でコミュニケーションを取れる機能が備わっているので、基本的なやり取りをキントーン内のみで完結することが可能です。
コミュニケーション機能は、
スレッド:議題ごとにメンバー同士で話し合える、WEBサイトの掲示板のような機能
コメント欄:アプリ内に蓄積されたデータにコメントをすることができる機能
メンション:特に読んでほしい相手、グループ宛にメンションメッセージを送る機能
個人メッセージ:特定の相手とのメッセージのやり取り
と多彩です。

それぞれのコミュニケーションスペースに加入するメンバーを選んだり、公開する範囲を指定することも可能です。
また、取引先や協力企業などをゲストとして、設定した範囲内で情報交換とコミュニケーションを取れるゲストスペースも設置可能です。

取っ散らかっていた連絡のやり取りを確認するために、メールの確認をして、スカイプを確認して、グーグルメッセージを見て、スラックを見て…といった時間から解放されます。

キントーンのメリット・デメリットは??

キントーン利用のメリット

◆自社に合わせたオリジナルアプリの作成

自社の用途やニーズに合わせたオリジナルアプリを作成することができます。
「こんなツールがあれば便利なのに…」と思っていても、ツールの導入費用だったり、導入までの手間暇を考えあきらめてしまうケースも多いと思います。
が、キントーンでは必要に応じてアプリをどんどん追加していくことが可能です。

◆情報の共有・管理

Excelで作られた謎の資料や、
管理表2021.xlsx
管理表2021最新版(1).xlsx
管理表2021最新版.xlsx
管理表2021最新版(これを使う).xlsx
管理表2021最新版(他は使うな).xlsx
並べ立てられ、どれを使っていいかわからないエクセルの管理表…(保存先が「新しいフォルダ」だったりするともう…)。
こんな残念なものも、キレイにキントーン上で一元管理!
社内で情報共有し、生産性を高めることができます。

◆導入が手軽

キントーンはクラウドサービスなので、登録した日から利用可能です。
30日間の無料お試し期間もあるので、導入から運用までスムーズに進めることができます。

キントーン利用のデメリット

◆アプリの整理がしづらい

「あ、このアプリ話題になってるやつ!」
「やるかわからないけど入れておこう!」
iPhoneのアプリを入れ過ぎて取っ散らかり、目的のアプリが探せなくなってる人、いませんか?
キントーンでも、「あれも便利これも便利いつか使いそう」と取っ散らかる可能性があります。
スペースごとにアプリをまとめることはできますが、順番を入れ替えたり、よく使うアプリを上位に配置したりはできないので、アプリが増えすぎると整理しにくいという声もあるようです。

◆ストレージの容量が少ない

ライトコース、スタンダードコースともに使用できるディスク容量は1ユーザーあたり5GB
部署によってはカタログや提案資料等のデータを大量保管すると、容量がいっぱいになってしまう可能性があります。

◆外部システムの連携設定は専門性が必要

キントーンの魅力の一つに、様々な外部サービスと連携させるというものがあります。
アプリと組み合わせ、より自社に合わせた使い方をすることができます。が、データ連携設定には専門知識が必要になるので、システム担当者がいないと運用までのハードルが上がることも懸念されます。

キントーンが向いている企業とは?向いていない企業とは?

キントーンは、業務に必要なアプリを手軽に作成できるので、自社に合わせたいろいろなアプリを一つのプラットフォームで管理したい企業には向いています。
営業だけでなく、人事・総務・経理など、社内の様々な部署用にカスタマイズされたアプリを一元管理できるので、中小企業や立ち上げたばかりのベンチャーなどの、複数の業務を少ない人数で担当している企業にも大きなメリットがあるでしょう。

また、開発コストがなく、ランニングコストも低いので、コストをかけず手軽に始めたい企業にもおすすめできます。

逆に、一つの部署で単一の業務をしたい!という企業からすると物足りないケースがあるかも知れません。
「営業に特化したシステムが欲しい!」ということであればセールスフォースだったり、経理業務特化ということであればマネーフォワードであったり。
キントーンで同等の機能を有するには、アプリ同士の連携やプラグインの設定などの複雑な設定が必要になってきます。

ジェネラリストかスペシャリストか。
30日無料のお試し期間を有効利用して判断していきたいですね。

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